System kolejkowy w Wydziale Komunikacji i Drogownictwa Starostwa Powiatowego w Biłgoraju czyli nowa jakość obsługi mieszkańców Powiatu Biłgorajskiego
Za ponad 39 tys. zł z dniem 12 grudnia 2013 r. wprowadzony został w Starostwie Powiatowym w Biłgoraju system obsługi interesantów Wydziału Komunikacji i Drogownictwa. Pozwala na uporządkowanie ruchu interesantów skrócenie czasu oczekiwania w kolejce, zwalnia klienta z konieczności pilnowania kolejki, a co za tym idzie oszczędzić jego czas.
Wydział Komunikacji i Drogownictwa Starostwa Powiatowego w Biłgoraju obsługuje rocznie ponad 20 tys. interesantów, którzy załatwiają sprawy związane m. in. z rejestracją pojazdów, sprawami związanymi z dowodem rejestracyjnym pojazdu czy dokumentu prawa jazdy.
-Głównym celem uruchomionego systemu kolejkowego w Wydziału Komunikacji i Drogownictwa naszego urzędu było uporządkowanie ruchu interesantów, skrócenie czasu oczekiwania w kolejce i zwolnienie interesanta z konieczności jej pilnowania. Możliwa będzie rejestracja internetowa i pobranie ze strony internetowej www.rejestracja.bilgorajski.pl wszystkich druków urzędowych potrzebnych do załatwienia sprawy – wyjaśnia Tomasz Rabiej kierownik Wydziału Funduszy Strukturalnych, Rozwoju Powiatu.
Przychodzący do Wydziału Komunikacji i Drogownictwa interesant musi pobrać bilet po wybraniu z panelu biletomatu rodzaju załatwianej sprawy. System przyporządkuje interesanta do właściwego stanowiska pracy, co jest widoczne na wyświetlaczu głównym i wyświetlaczach grupowych nad wejściami do sal operacyjnych. Bilet zawiera takie informacje jak: zakres sprawy, numer biletu, przewidywany czas oczekiwania, ilość osób oczekujących oraz datę i godzinę pobrania. -Pracownik wzywa panelem przywoławczym na swoim stanowisku pracy interesanta z korytarza poprzez automatycznie generowaną zapowiedź słowną i migający numer sprawy na wejściem do sali operacyjnej. Następni interesanci przesuwani przez system w kolejce do przodu oczekują na kolejne wezwania naszych pracowników. W ten sposób zapewniamy płynny ruch interesantów – dodaje Rabiej.
Osoby zarządzające systemem mogą na bieżąco reagować na płynność kolejki dostosowując ilość i rodzaj załatwianych spraw do aktualnego stanu osobowego wydziały. Zgromadzone przez system informacje pozwalają ocenić i zmodyfikować obciążenie poszczególnych pracowników pracą, zinterpretować czasy obsługi i oczekiwania oraz znaleźć przypadki szczególnie kłopotliwe. Ważnym aspektem jest także tzw. przyjazność dla interesanta, który prowadzony jest tzw. ścieżką obsługi. Bez konieczności pobierania kolejnego biletu jesteśmy przekierowani w razie potrzeby do kolejnych stanowisk pracy, by móc do końca załatwić swoją sprawę. Ciekawą formą usługi jest możliwość podglądu on-line stanu kolejki w urzędzie (ilość osób obsłużonych, ilość oczekujących, średni czas oczekiwania) na komputerze lub na telefonie poprzez wpisanie podanego na biletomacie linku lub zeskanowania kodu QR.